Die Gute Vertriebspraxis (GDP) regelt die Lagerung und Handhabung von Arzneimitteln, damit deren Qualität bis zur Abgabe gewährleistet bleibt. In der EU ist sie in den Leitlinien 2013/C 343/01 der Europäischen Kommission festgelegt. Für ein Lager lässt sich GDP auf einige wenige praktische Maßnahmen reduzieren – und die meisten davon drehen sich um die Temperaturkontrolle und den entsprechenden Nachweis.
Dieser Leitfaden erläutert die grundlegenden Elemente eines GDP Lagers und was ein Inspektor in der Regel bei jedem einzelnen davon erwartet. Es handelt sich um allgemeine Hinweise; Ihre verantwortliche Person (RP) und Ihr Qualitätssystem legen fest, wie diese auf Ihren Standort anzuwenden sind.
Informieren Sie sich über die Temperaturbereiche, die Sie einhalten müssen
GDP betreiben in der Regel mehrere Temperaturzonen gleichzeitig, wobei für jede Zone nachweisbar sein muss, dass sie innerhalb des angegebenen Temperaturbereichs gehalten wird. Die gängigsten Temperaturbereiche in der Pharmabranche sind Raumtemperatur (15–25 °C), Kühlbereich (2–8 °C) und Tiefkühlbereich (ca. −20 °C), wobei für die Lagerung von Biologika auch Ultra-Tiefkühl- und Kryobereiche zum Einsatz kommen.
Die Herausforderung bei der Einhaltung der Vorschriften besteht darin, für jeden Bereich kontinuierlich nachzuweisen, dass das Produkt seinen Bereich nie verlassen hat, und die Fälle zu regeln, in denen dies doch geschehen ist. Alles, was im Folgenden beschrieben wird, dient diesem einen Ziel.
1 · Bestimmung der Raumbedingungen mittels Temperaturmessung
Bevor Sie Produkte einlagern, sollten Sie das Lager kartieren, um unter repräsentativen Bedingungen „Hot Spots“ und „Cold Spots“ zu identifizieren, und diese Kartierung saisonal sowie nach wesentlichen Änderungen wiederholen. Die Kartierung zeigt Ihnen, wo sich die Problemstellen befinden – und somit, wo permanente Überwachungssensoren angebracht werden müssen. Ein häufiger Befund bei Inspektionen ist, dass Sensoren an bequemen Stellen statt an den kartierten Problemstellen platziert werden.
2 · Kontinuierlich überwachen
GDP eine kontinuierliche Überwachung der Lagerbedingungen und keine sporadischen Stichproben. Fest installierte Sensoren an den erfassten Worst-Case-Positionen sollten kontinuierlich Daten aufzeichnen (die StandardeinstellungSeemoto ist alle 5 Minuten, konfigurierbar auf 1 Minute) und in Echtzeit alarmieren, wenn ein Messwert den zulässigen Bereich verlässt, wobei eine Eskalation vorgesehen ist, damit auch nachts kein Alarm übersehen wird. Durch die lokale Zwischenspeicherung im Sensor wird sichergestellt, dass bei einem kurzen Verbindungsausfall keine Lücke in der Aufzeichnung entsteht.
3 · Mit Abweichungen richtig umgehen
Im Falle einer Abweichung GDP eine umgehende Erkennung, Eindämmung, eine dokumentierte Folgenabschätzung, eine Entscheidung über die weitere Vorgehensweise durch eine qualifizierte Person sowie Korrektur- und Vorbeugungsmaßnahmen. Ein gutes Überwachungssystem erstellt automatisch einen Abweichungsprotokoll – Zeit-Temperatur-Profil, Alarmverlauf, Quittierungen –, sodass sich das Qualitätsteam auf die Entscheidungsfindung konzentrieren kann, anstatt den Hergang nachzuverfolgen.
4 · Geräte regelmäßig kalibrieren
Die Zuverlässigkeit der Überwachung hängt von der Qualität ihrer Kalibrierung ab. Sensoren sollten über rückverfolgbare Kalibrierungszertifikate verfügen, und die Neukalibrierung sollte gemäß den Intervallen Ihres Qualitätssystems erfolgen (im Bereich der pharmazeutischen Lagerung häufig jährlich). Der Kalibrierungsstatus sollte in den Konformitätsberichten ersichtlich sein, damit ein Inspektor bestätigen kann, dass ein Sensor während des Prüfzeitraums innerhalb der Toleranzgrenzen lag. Bei Seemoto werden die Geräte werkseitig mit individuellen Zertifikaten kalibriert, und die regelmäßige Neukalibrierung wird als professioneller Service angeboten.
5 · Aufbewahrung und Abruf von Unterlagen
Die Prüfer werden historische Daten, Abweichungsprotokolle, Kalibrierungszertifikate und Nachweise zur Kartierung anfordern. All diese Unterlagen müssen auf Anfrage abrufbar sein und über einen angemessenen Zeitraum aufbewahrt werden. Ein automatisierter, manipulationssicherer Cloud-Speicher mit Exportfunktion per Mausklick macht aus einem Audit, das sonst mit viel Aufwand verbunden ist, eine Routineaufgabe.
- Berichte und Protokolle zur Temperaturkartierung
- Daten aus der kontinuierlichen Überwachung mit Min-/Max-/Mittelwerten und vollständiger Alarmhistorie
- Abweichungs-/Ausreißerprotokolle mit Folgenabschätzungen und Korrektur- und Vorbeugungsmaßnahmen (CAPA)
- Gerätebezogene Kalibrierungszertifikate, deren Status in den Berichten ersichtlich ist
- Dokumentation der Systemarchitektur und der Standardarbeitsanweisungen
Worauf Inspektoren achten (und häufige Feststellungen)
Die meisten Feststellungen GDP konzentrieren sich auf einige wenige wiederkehrende Lücken. Diese im Voraus zu kennen, ist der kostengünstigste Weg, um eine Prüfung zu bestehen.
- Sensoren, die an geeigneten Stellen und nicht an den berechneten Worst-Case-Standorten angebracht wurden.
- Lücken in der lückenlosen Aufzeichnung (Verbindungsausfälle ohne lokale Zwischenspeicherung).
- Vorgänge, die zwar erfasst, aber nicht untersucht wurden, oder die ohne echte Korrektur- und Vorbeugungsmaßnahmen abgeschlossen wurden.
- Die Kalibrierung ist überfällig, oder die Zertifikate können am selben Tag nicht vorgelegt werden.
- Die Kartierung wurde nie durchgeführt oder nach einer Änderung des Grundrisses oder der Haustechnik nie wiederholt.
Wo Seemoto
Seemoto GDP durch kontinuierliche drahtlose Überwachung, Eskalationswarnungen in Echtzeit, einen manipulationssicheren Prüfpfad mit einer Aufbewahrungsfrist von fünf Jahren sowie auditfähige Berichte – dazu kommen Temperaturkartierung und formelle Validierung (IQ/OQ/PQ) als professionelle Dienstleistungen. Als Beleg dafür Seemoto seit 2014 den pharmazeutischen 3PL-Anbieter Signia Logistics in fünf Distributionszentren und bei über 40.000 Lagerplätzen in Peru. Seemoto die GDP ; die Erreichung und Aufrechterhaltung der Konformität liegt in der Verantwortung Ihres Qualitätssystems.
Die wichtigsten Erkenntnisse
- Die Einhaltung GDP beruht auf der Zuordnung, der kontinuierlichen Überwachung, dem Umgang mit Abweichungen, der Kalibrierung und der Dokumentation.
- Halten Sie die Temperatur in jedem Bereich (Raumtemperatur 15–25 °C, Kühlbereich 2–8 °C, Tiefkühlbereich ca. −20 °C) konstant und überprüfen Sie sie kontinuierlich für jeden Bereich.
- Zuerst die Karte erstellen, dann die fest installierten Sensoren an den Stellen anbringen, die die Karte als problematischste Orte identifiziert – nicht an bequemen Stellen.
- Abweichungen erfordern eine dokumentierte Folgenabschätzung, eine Entscheidung durch eine qualifizierte Person und eine echte Korrektur- und Vorbeugungsmaßnahme – nicht nur eine Warnmeldung.
- Die Rückverfolgbarkeit von Kalibrierungen und der Abruf von Aufzeichnungen auf Abruf sind immer wiederkehrende Schwerpunkte bei Audits; entsprechende Tools unterstützen die Einhaltung der Vorschriften, Ihr Qualitätssystem sorgt dafür.