Die Gute Vertriebspraxis (GDP) regelt die Lagerung und Handhabung von Arzneimitteln, damit deren Qualität bis zur Abgabe gewährleistet bleibt. In der EU ist sie in den Leitlinien 2013/C 343/01 der Europäischen Kommission festgelegt. Für ein Lager lässt sich GDP auf einige wenige praktische Maßnahmen reduzieren – und die meisten davon drehen sich um die Temperaturkontrolle und die entsprechenden Nachweise.
Dieser Leitfaden erläutert die grundlegenden Elemente eines GDP Lagers und was ein Inspektor in der Regel bei jedem einzelnen davon erwartet. Es handelt sich um allgemeine Hinweise; Ihre verantwortliche Person (RP) und Ihr Qualitätssystem legen fest, wie diese auf Ihren Standort anzuwenden sind.
Machen Sie sich mit den erforderlichen Temperaturbereichen vertraut
GDP betreiben in der Regel mehrere Temperaturzonen gleichzeitig, wobei für jede Zone nachweislich sichergestellt sein muss, dass sie innerhalb des angegebenen Temperaturbereichs gehalten wird. Die gängigsten Temperaturbereiche in der Pharmabranche sind Raumtemperatur (15–25 °C), Kühlbereich (2–8 °C) und Tiefkühlbereich (ca. −20 °C), wobei für die Lagerung von Biologika auch Ultra-Tiefkühl- und Kryogenbereiche zum Einsatz kommen.
Die Herausforderung bei der Einhaltung der Vorschriften besteht darin, kontinuierlich und für jeden Bereich nachzuweisen, dass das Produkt seinen Bereich nie verlassen hat, und die Fälle zu regeln, in denen dies doch geschehen ist. Alles, was im Folgenden beschrieben wird, dient diesem einen Ziel.
1 · Erfassen Sie die Raumbedingungen mittels Temperaturmessung
Bevor Sie das Produkt einlagern, sollten Sie das Lager kartieren, um unter repräsentativen Bedingungen „Hot Spots“ und „Cold Spots“ zu identifizieren, und diese Kartierung saisonal sowie nach wesentlichen Änderungen wiederholen. Die Kartierung zeigt Ihnen, wo sich die Problemstellen befinden – und somit, wo permanente Überwachungssensoren angebracht werden müssen. Eine häufige Feststellung bei Inspektionen ist, dass Sensoren an bequemen Standorten statt an den kartierten Problemstellen platziert werden.
2 · Kontinuierlich überwachen
GDP eine kontinuierliche Überwachung der Lagerbedingungen und keine sporadischen Stichproben. Fest installierte Sensoren an den erfassten Worst-Case-Positionen sollten kontinuierlich Daten aufzeichnen (die StandardeinstellungSeemoto beträgt alle 5 Minuten, konfigurierbar auf 1 Minute) und in Echtzeit alarmieren, wenn ein Messwert den zulässigen Bereich verlässt, wobei eine Eskalation vorgesehen ist, damit auch nachts kein Alarm übersehen wird. Durch die lokale Zwischenspeicherung im Sensor wird sichergestellt, dass bei einem kurzzeitigen Verbindungsausfall keine Lücke in der Aufzeichnung entsteht.
3 · Gehen Sie mit Abweichungen angemessen um
Im Falle einer Abweichung GDP eine umgehende Erkennung, Eindämmung, eine dokumentierte Folgenabschätzung, eine Entscheidung über die weitere Vorgehensweise durch eine qualifizierte Person sowie Korrektur- und Vorbeugungsmaßnahmen. Ein gutes Überwachungssystem erstellt automatisch einen Abweichungsprotokoll – Zeit-Temperatur-Profil, Alarmverlauf, Quittierungen –, sodass sich das Qualitätsteam auf die Entscheidungsfindung konzentrieren kann, anstatt den Hergang nachzuverfolgen.
4 · Halten Sie die Geräte kalibriert
Die Zuverlässigkeit der Überwachung hängt von der Qualität ihrer Kalibrierung ab. Sensoren sollten über rückverfolgbare Kalibrierzertifikate verfügen, und die Neukalibrierung sollte gemäß den Intervallen Ihres Qualitätssystems erfolgen (im Bereich der pharmazeutischen Lagerung häufig jährlich). Der Kalibrierungsstatus sollte in den Konformitätsberichten ersichtlich sein, damit ein Inspektor bestätigen kann, dass ein Sensor während des überprüften Zeitraums innerhalb der Toleranzgrenzen lag. Bei Seemoto werden die Geräte werkseitig mit individuellen Zertifikaten kalibriert, und die regelmäßige Neukalibrierung wird als professionelle Dienstleistung angeboten.
5 · Aufbewahrung und Abruf von Unterlagen
Die Prüfer werden historische Daten, Abweichungsprotokolle, Kalibrierungszertifikate und Nachweise zur Kartierung anfordern. All diese Unterlagen müssen auf Verlangen vorlegbar sein und über einen angemessenen Zeitraum aufbewahrt werden. Ein automatisierter, manipulationssicherer Cloud-Speicher mit Exportfunktion per Mausklick macht aus einem Audit, das sonst mit viel Hektik verbunden ist, eine Routineaufgabe.
- Berichte und Protokolle zur Temperaturkartierung
- Daten aus der kontinuierlichen Überwachung mit Min-/Max-/Mittelwert sowie vollständiger Alarmhistorie
- Abweichungs-/Ausreißerprotokolle mit Folgenabschätzungen und Korrektur- und Vorbeugungsmaßnahmen
- Gerätespezifische Kalibrierzertifikate, deren Status in den Berichten ersichtlich ist
- Dokumentation der Systemarchitektur und der Standardarbeitsanweisungen
Worauf Inspektoren achten (und häufige Feststellungen)
Die meisten Feststellungen GDP konzentrieren sich auf einige wenige wiederkehrende Lücken. Diese im Voraus zu kennen, ist der kostengünstigste Weg, um eine Prüfung zu bestehen.
- Sensoren, die an geeigneten Stellen und nicht an den berechneten Worst-Case-Standorten angebracht wurden.
- Lücken in der lückenlosen Aufzeichnung (Verbindungsausfälle ohne lokale Zwischenspeicherung).
- Vorgänge, die zwar erfasst, aber nicht untersucht wurden, oder die ohne echte Korrektur- und Vorbeugungsmaßnahmen abgeschlossen wurden.
- Die Kalibrierung ist überfällig, oder die Zertifikate können am Tag des Termins nicht vorgelegt werden.
- Die Kartierung wurde nie durchgeführt oder nach einer Änderung des Grundrisses oder der Haustechnik nie wiederholt.
Wo Seemoto
Seemoto GDP durch kontinuierliche drahtlose Überwachung, Eskalationswarnungen in Echtzeit, einen manipulationssicheren Prüfpfad mit einer Aufbewahrungsfrist von fünf Jahren sowie auditfähige Berichte – dazu kommen Temperaturkartierung und formelle Validierung (IQ/OQ/PQ) als professionelle Dienstleistungen. Als Beleg dafür Seemoto seit 2014 den pharmazeutischen 3PL-Anbieter Signia Logistics in fünf Distributionszentren und bei über 40.000 Lagerplätzen in Peru. Seemoto die GDP ; die Erreichung und Aufrechterhaltung der Konformität liegt in der Verantwortung Ihres Qualitätssystems.
Die wichtigsten Erkenntnisse
- Die Einhaltung GDP beruht auf der Zuordnung, der kontinuierlichen Überwachung, dem Umgang mit Abweichungen, der Kalibrierung und der Dokumentation.
- Halten Sie die Temperatur in jedem Bereich (Raumtemperatur 15–25 °C, Kühlbereich 2–8 °C, Tiefkühlbereich ca. −20 °C) konstant und überprüfen Sie diese kontinuierlich für jeden Bereich.
- Erstellen Sie zunächst eine Karte und platzieren Sie dann die fest installierten Sensoren an den Stellen, die auf der Karte als besonders gefährdet ausgewiesen sind – nicht an bequemen Standorten.
- Abweichungen erfordern eine dokumentierte Folgenabschätzung, eine Entscheidung durch eine qualifizierte Person und eine echte Korrektur- und Vorbeugungsmaßnahme – nicht nur eine Warnmeldung.
- Die Rückverfolgbarkeit von Kalibrierungen und der Abruf von Aufzeichnungen auf Abruf sind immer wiederkehrende Schwerpunkte bei Audits; die entsprechenden Tools unterstützen die Einhaltung der Vorschriften, Ihr Qualitätssystem sorgt dafür.