De goede distributiepraktijken (GDP) regelen hoe geneesmiddelen worden opgeslagen en behandeld, zodat hun kwaliteit tot het moment van afgifte gewaarborgd blijft. In de EU worden deze praktijken vastgelegd in de richtsnoeren 2013/C 343/01 van de Europese Commissie. Voor een magazijn komt GDP neer op een aantal praktische maatregelen — en de meeste daarvan hebben te maken met temperatuurbeheersing en het bewijs daarvan.
In deze handleiding worden de basiselementen van een GDP magazijn toegelicht en wordt beschreven wat een inspecteur doorgaans bij elk van deze elementen verwacht aan te treffen. Het betreft algemene richtlijnen; uw verantwoordelijke persoon (RP) en kwaliteitssysteem bepalen hoe deze op uw locatie worden toegepast.
Weet welke temperatuurzones je moet aanhouden
GDP worden doorgaans meerdere gecontroleerde zones tegelijkertijd in gebruik genomen, en voor elke zone moet aantoonbaar worden gegarandeerd dat de temperatuur binnen het aangegeven bereik blijft. De meest voorkomende temperatuurbereiken voor farmaceutische producten zijn kamertemperatuur (15–25 °C), koel (2–8 °C) en diepvries (rond −20 °C), naast ultralage en cryogene temperatuurbereiken waar biologische geneesmiddelen worden opgeslagen.
De nalevingsverplichting houdt in dat er — voortdurend en per zone — moet worden aangetoond dat het product zijn zone nooit heeft verlaten, en dat er maatregelen moeten worden genomen wanneer dat wel het geval is. Alles hieronder is op dat ene doel gericht.
1 · Breng de ruimte in kaart met behulp van temperatuurmetingen
Breng, voordat u het product opslaat, het magazijn in kaart om onder representatieve omstandigheden de warme en koude plekken te identificeren, en herhaal dit per seizoen en na ingrijpende veranderingen. Door het in kaart brengen weet u waar de meest kritieke locaties zich bevinden — en dus waar permanente bewakingssensoren moeten worden geplaatst. Het plaatsen van sensoren op handige locaties in plaats van op de in kaart gebrachte kritieke punten is een veelvoorkomende bevinding bij inspecties.
2 · Continu controleren
GDP een continue bewaking van de opslagomstandigheden GDP , en geen periodieke steekproeven. Vaste sensoren op de in kaart gebrachte posities waar de slechtste omstandigheden worden verwacht, moeten continu gegevens registreren (de standaardinstellingSeemoto is elke 5 minuten, maar dit kan worden aangepast naar 1 minuut) en in realtime een waarschuwing geven wanneer een meetwaarde buiten het toegestane bereik valt, met een escalatiemechanisme zodat er ’s nachts nooit een waarschuwing wordt gemist. Door lokale buffering in de sensor wordt voorkomen dat er een gat in de registratie ontstaat tijdens een korte onderbreking van de verbinding.
3 · Ga correct om met afwijkingen
Wanneer zich een afwijking voordoet, GDP deze onmiddellijk wordt opgemerkt en ingeperkt, dat er een gedocumenteerde effectbeoordeling plaatsvindt, dat een bevoegde persoon een besluit neemt over de verdere afhandeling en dat er corrigerende en preventieve maatregelen worden genomen. Een goed monitoringsysteem genereert automatisch een afwijkingsrapport – met daarin het tijd-temperatuurprofiel, de alarmgeschiedenis en de bevestigingen – zodat het kwaliteitsteam zich kan concentreren op het nemen van een besluit in plaats van op het reconstrueren van wat er is gebeurd.
4 · Zorg ervoor dat de apparatuur gekalibreerd blijft
De betrouwbaarheid van de monitoring hangt volledig af van de kalibratie. Sensoren moeten voorzien zijn van traceerbare kalibratiecertificaten en herkalibratie moet plaatsvinden volgens de intervallen van uw kwaliteitssysteem (vaak jaarlijks voor de opslag van geneesmiddelen). De kalibratiestatus moet zichtbaar zijn op nalevingsrapporten, zodat een inspecteur kan controleren of een sensor tijdens de betreffende periode binnen de toleranties viel. Bij Seemoto worden apparaten in de fabriek gekalibreerd met individuele certificaten en is periodieke herkalibratie beschikbaar als professionele dienst.
5 · Gegevens bewaren en opvragen
Inspecteurs zullen vragen om historische gegevens, afwijkingsrapporten, kalibratiecertificaten en bewijs van koppeling. Dit alles moet op verzoek direct beschikbaar zijn en gedurende een passende periode worden bewaard. Dankzij geautomatiseerde, fraudebestendige cloudopslag met export in één klik wordt een audit niet langer een hele klus, maar een routineklus.
- Rapporten en protocollen voor temperatuurmetingen
- Gegevens van continue monitoring met minimum-, maximum- en gemiddelde waarden en een volledig alarmoverzicht
- Registraties van afwijkingen/incidenten met effectbeoordelingen en corrigerende en preventieve maatregelen
- Kalibratiecertificaten per apparaat, waarbij de status op rapporten wordt weergegeven
- Systeemarchitectuur en SOP-documentatie
Waar inspecteurs op letten (en veelvoorkomende bevindingen)
De meeste bevindingen met betrekking tot GDP hebben betrekking op een aantal terugkerende hiaten. Als je deze van tevoren kent, is dat de goedkoopste manier om een inspectie te doorstaan.
- Sensoren die op handige plekken zijn geplaatst in plaats van op locaties die op basis van het ergste scenario zijn geselecteerd.
- Hiaten in de ononderbroken opname (onderbrekingen in de verbinding zonder lokale buffering).
- Excursies die zijn geregistreerd maar niet zijn onderzocht, of die zijn afgesloten zonder dat er daadwerkelijk corrigerende en preventieve maatregelen zijn genomen.
- De kalibratie is verlopen, of de certificaten kunnen op die dag niet worden overgelegd.
- Er is nooit een plattegrond gemaakt, of deze is na een herinrichting of wijziging aan de verwarmings-, ventilatie- en airconditioningsinstallatie nooit opnieuw opgesteld.
Waar Seemoto
Seemoto GDP met continue draadloze monitoring, realtime escalerende waarschuwingen, een fraudebestendig audittraject met een bewaartermijn van vijf jaar en auditklare rapporten — plus temperatuurmapping en formele validatie (IQ/OQ/PQ) als professionele diensten. Als bewijs hiervan Seemoto sinds 2014 de farmaceutische 3PL-operator Signia Logistics in vijf distributiecentra en meer dan 40.000 opslaglocaties in Peru. Seemoto de GDP ; het bereiken en handhaven van naleving is de verantwoordelijkheid van uw kwaliteitssysteem.
Belangrijkste punten
- De naleving van GDP berust op inventarisatie, voortdurende monitoring, afwijkingsbeheer, kalibratie en documentatie.
- Houd elke zone op temperatuur (omgevingstemperatuur 15–25 °C, koel 2–8 °C, diepvries ~−20 °C) en controleer dit continu per zone.
- Maak eerst een kaart en plaats vervolgens permanente sensoren op de locaties die volgens de kaart het grootste risico vormen — niet op plekken die het makkelijkst zijn.
- Afwijkingen vereisen een gedocumenteerde effectbeoordeling, een besluit van een bevoegd persoon en een daadwerkelijke CAPA — niet alleen een waarschuwing.
- De traceerbaarheid van kalibraties en het op verzoek opvragen van gegevens zijn terugkerende aandachtspunten bij audits; hulpmiddelen ondersteunen de naleving, uw kwaliteitssysteem zorgt ervoor dat dit wordt gerealiseerd.